OUTSOURCING ESTRATÉGICO

1.      Introdução

O presente trabalho se insere no âmbito das lições de Planificação e Gestão Estratégica, É um processo complexo que tem como expoente máximo a articulação, equilíbrio e conjugação dos itens referidos e ainda destes com os recursos disponíveis (humanos, materiais e financeiros) e com a estrutura e cultura da organização.

Neste exercício, falaremos do outsourcing, que se traduz por outras palavras na transferência das actividades conhecidas como actividades meio, e nunca as actividades fins (produto final), para uma empresa terceirizada, sendo mais focada como parceria, como tradução mais precisa.

1.2.            Metodologia

O caminho optado para a concretização deste trabalho, é a revisão bibliográfica sobre a Planificação e Gestão Estratégica e sobre desempenho organizacional de modo a enriquecer a discussão sobre a competitividade das empresas, somente possível através do recurso ao outsourcing. Neste caso, faremos uma abordagem de uma forma expositiva e argumentativa.

 

1.3.            Objectivos

1.3.1. Geral:

Analisar a Outsourcing Estratégico e Desempenho Organizacional.

  1.3.2. Específicos:        

Discutir as vantagens do outsourcing;

Indicar os processos a que deve ser aplicado o Outsourcing.

2.      Conceito de Outsourcing

De acordo com a enciclopédia multimedial Wikipédia, Outsourcing deriva etimologicamente do inglês, "out" que significa "fora" e "source" ou "sourcing" igual a fonte, para designar a acção que existe por parte de uma organização em obter mão-de-obra de fora da empresa, ou seja, mão-de-obra terceirizada. Está fortemente ligada a ideia de sub-contratação de serviços.

 Outsourcing é uma forma de acrescentar valor a um negócio convertendo um centro de custos interno num serviço externo através da subcontratação, permitindo a libertação de recursos da organização e dos gestores para concentrarem a sua atenção nas áreas de negócio de elevada importância estratégica.

Numa economia actualmente cada vez mais global e tecnologicamente mais exigente, a competitividade e inovação, mais do que condições de desenvolvimento, são os factores determinantes do sucesso das organizações.

Ao procurar o termo outsourcing num dicionário online surge-nos terceirização (Priberam, 2010). No sentido em que algumas funções no contexto de uma organização são realizadas por uma entidade externa em vez de serem cumpridas pelos meios da organização, a definição encontrada está correcta.

Quando surgiu o termo outsourcing, este era confundido com a simples subcontratação, focando-se apenas em actividades de baixo valor acrescentado e afastadas do negócio essencial de cada empresa. Devido ao aumento da competitividade dos mercados, as empresas foram forçadas a concentrar os seus melhores recursos no seu negócio vital. Deste modo eram criadas oportunidades de outsourcing de actividades, funções ou processos tais como: transporte, armazenamento, frotas, funções financeiras, sistemas informáticos, etc. (Cunha, 2007/2008)

Segundo Robert Aalders, “o Outsourcing é uma estratégia que consiste na contratação de fornecedores de serviços eficientes e especializados para tratar de algumas das funções da organização, tornando-se estes fornecedores em parceiros de negócio de valor”. (AALDERS, IT Outsourcing - making it work, s.d., citado em Cunha, 2007/2008:3)

Este serviço é um conceito que se diferencia de outros modelos de negócio. Há um prestador de serviços externo (outsourcer) que substitui os colaboradores do cliente para executar um determinado pacote de funções de negócio na organização. 

3.      Vantagens do Outsourcing

O outsourcing pode ser avaliado de diferentes perspectivas, posto isto pode dizer-se que do ponto de vista estratégico é considerado uma estratégia de negócio eficaz que permite liderar face à concorrência, aumentando a produtividade e rentabilidade.

Do ponto de vista de gestão, o outsourcing usufrui de colaboradores com melhor preparação e conhecimentos o que prevê que o trabalho resultante seja de qualidade superior. Por outro lado, os seus colaboradores ficam mais disponíveis para outros projectos.

Do ponto de vista operacional, este serviço oferece flexibilidade para ajustar os seus colaboradores e as suas actividades/projectos de modo a preservar a sua posição no mercado. Permite também ao detentor deste serviço, manter-se na dianteira do que diz respeito aos avanços tecnológicos em SO (Sistemas Operativos) que estimulam a sua eficiência e capacidade de resposta (Duarte).

Em suma, podemos dizer que as principais vantagens dos outsourcing se traduzem nos seguintes tópicos:

a)      Custos flexíveis (consumos) e previsíveis;

b)      Gestão de Resultados (SLA);

c)       Foco no negócio - mais receitas, menos custos, mais flexibilidade;

d)      Despesa em tecnologia;

e)       Inovação Contínua e alinhamento da tecnologia para melhoria do negócio;

f)        Acesso a novas tecnologias, e a especialistas de IT e negócio;

g)      Contratação de capacidade e resultados;

h)      Melhor rentabilização de recursos;

i)        Custo de oportunidade relativo ao utilizador é muito importante (SILVA Carlos, 2006:15).

O „Outsourcing TI‟ tem vindo a crescer no mundo empresarial e já é aplicado num elevado número de empresas. Os defensores desta estratégia sugerem um conjunto de benefícios apresentados de seguida.

3.1. Focalização na Competência Principal da Empresa

Uma das principais vantagens é o facto de as empresas, passarem a dedicar os seus esforços e a sua atenção nas competências principais da empresa, deixando de se preocupar com as Tecnologias de Informação (TI). Como a TI não é a principal competência da maioria dos negócios, muitas das empresas não sabem gerir eficientemente os seus departamentos de TI.

3.2.            Qualidade de Serviço

O aumento da qualidade do serviço é um facto que se pode atribuir a este tipo serviço. Tudo isso se deve ao facto do outsourcer ter um contrato a cumprir o que o leva a desempenhar um maior esforço de modo a garantir a qualidade no serviço fornecido. Tal já não acontece num ambiente departamental interno.

3.3.            Pessoal de Qualidade e Especializado

A organização prestadora de serviço de outsourcing fornece colaboradores de qualidade e especializados à empresa que requer o serviço.

“A Gartner Group num dos seus artigos adverte sobre pessoal sem educação formal em TI, nem com um mínimo conhecimento de programação, que tem vindo a seguir carreiras em TI” (CUNHA, 2007/2008:7).

Estas pessoas têm falta de conhecimentos na teoria TI e nas suas Best Practices, no entanto, devido ao facto deste departamento não ser a prioridade da empresa e não ter os orçamentos de outros, poderá facilmente empregá-los numa posição para a qual não estão qualificados.

Numa empresa de Outsourcing existem dos mais variados tipos de técnicos especializados em diversas matérias que poderão ser disponibilizados aos seus clientes, “enquanto que num departamento interno seria prejudicial e dispendioso contratar diferentes tipos de técnicos com diferentes especializações para questões que poderiam surgir apenas pontualmente”(CUNHA, 2007/2008:7).

3.4.            Flexibilidade no Número de Colaboradores

Com este serviço existe uma grande flexibilidade no número de trabalhadores. Segundo Griffits “é um dado adquirido que as empresas terminam, usualmente, os seus grandes projectos com um número excessivo de pessoal. Novos postos de trabalho surgem posteriormente ao projecto, de modo a empregar este pessoal, visto ser muito dispendioso para uma empresa o despedimento de pessoal. Esta irá então ter de suportar este custo acrescido bem depois do projecto já ter terminado.” (GRIFFITS, s.d., citado por Cunha, 2007/2008:7)

O outsourcer tem a vantagem de poder ter um conjunto de colaboradores e fazer a sua distribuição de um modo organizado pelos seus clientes, sabendo que quando o seu trabalho for finalizado, estes retornarão e poderão ser enviados a outro cliente.

3.5.            Melhor Controlo da Gestão de Custos

O outsourcing permite controlar melhor a gestão de custos, dado que acarreta um regime mais rígido de gestão de custos, que inclui:

1)      Controlo mais rigoroso das despesas em geral, visto tratar-se de uma empresa externa e com um contrato;

2)      Maior visibilidade sobre o verdadeiro custo das TI. O Outsourcing tende a revelar os custos escondidos das TI.

3)      O pessoal do outsourcer só será utilizado quando necessário, e quando não o for, não será pago. Segundo Anand Barry, gestor de serviços da Fujitsu, “os recursos flexíveis do outsourcer podem fornecer serviços que estão disponíveis quando necessários (por exemplo, quando a empresa se expande ou muda de local) e não custam quando não são necessários”. (BARRY, s.d., citado por Cunha, 2007/2008: 8).

4)      O outsourcer tem de justificar todos os membros da sua equipa de TI, enquanto que num

departamento interno existem sempre colaboradores a mais do que é necessário.

3.6.            Melhoria na Qualidade de Gestão

O outsourcing estimula a melhoria da qualidade de gestão nos departamentos de TI. De acordo Anand Barry, “uma auditoria à maioria dos departamentos de TI iria revelar

que muito poucos definem os serviços a serem fornecidos, e muito menos medem o seu sucesso no fornecimento destes serviços”. (BARRY, s.d., citado em Cunha, 2007/2008:8)

O outsourcing admite uma disciplina na definição e medição de níveis de serviço (SLAs - Service Level Agreement), em que:

Ø  são definidos os serviços a serem disponibilizados;

Ø  são definidas as medidas para esses serviços;

Ø  a informação é coleccionada e reportada;

Ø  a eficiência surge de plataformas de gestão comuns.

Nos departamentos internos de TI, as metodologias formais de gestão estão muitas das vezes ausentes. Robert Aalders sugere que “a verdadeira razão desta rejeição é o facto de estes métodos forçarem as unidades de TI a fazer o seu trabalho apropriadamente, exigir um entendimento das suas complexidades e introduzir um rigor onde actualmente existe anarquia”. (AALDERS, 2007/2008:8-9)

Este serviço incorpora metodologias, rigor e disciplina para a gestão dos serviços TI, normalmente já aplicadas, testadas e normalizadas.

3.7.            A Vantagem Competitiva do Outsourcing

Outsourcing estratégico refere-se a estratégia de transferir atividades internas das empresas para

fornecedores externos com o objetivo de liberar recursos como patrimônio, infra-estrutura e pessoas para que a empresa concentre seus esforços em suas competências essenciais do negócio, ou simplesmente nas atividades que mais dão retorno. Desta fora, admite-se que a empresa canalize seus recursos em iniciativas que demandem vantagem competitiva (Outsourcing Institute e APICS Dictionary).

Esta prática trata a utilização estratégica de recursos externos, baseado em contratos de longo prazo, com empresas comprovadamente eficientes e especializadas, que complementam suas capacidades.

Diz-se que é uma decisão do tipo estratégica haja visto que contempla um plano bem elaborado

buscando considerar, entre os vários critérios de seleção de parceiros, tecnologia utilizada pelo

fornecedor, suas tendências e análises de mercado, abrangendo toda uma grande restruturação da corporação em torno das competências essenciais e de relacionamentos externos, bem mais do que antigas formas simplesmente baseadas em fatores como custo e tamanho do fornecedor.

A evolução do conceito de outsoursing é atualmente um tópico amplamente discutidos, no entanto este termo possui diversos sentidos, e seu conceito contemporâneo é comumente confundido com as tradicionais práticas, amplamente difundidas no país como terceirização ou subcontratação (PIRES, 2000). Para esse pesquisador, o outsourcing vai além desses conceitos na medida que significa uma opção por uma relação de parceria ou cumplicidade resultante de uma decisão estratégica entre dois ou mais membros da cadeia produtiva, sendo tipicamente abrangente e de difícil reversão. Sua maior diferença com os conceitos de terceirização ou subcontratação, está no fato de que nesses o relacionamento é temporário, determinado por contrato de curto prazo, com o significado de apenas um negócio decorrente de uma decisão operacional restrita e reversível, que não impacte diretamente na competitividade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, de modo a que eles próprios mantenham a competitividade relativamente aos seus concorrentes.

4.      Tipos de Outsourcing

Entre as áreas passíveis de outsourcing destacam-se as seguintes

- Planeamento e estratégia,

 - Financeira, jurídica e administrativa,

- Recursos Humanos,

- Marketing e Vendas,

- Informática e

- Produção e logística (PEREIRA, Vânia M. Paulos, 2010:13).

5.      Processos de negócio melhorados

Os Outsourcers:

- Incentivam o desenvolvimento do orçamento gerido pelo negócio e os gastos de projecto controlados pelo negócio.

- Incentivam também propostas formais de investimento em tecnologias de informação e providenciam a capacidade de controlar a mudança resultante;

- Facilitam a gestão efectiva das TI por parte do negócio, e fornecem informação apropriada e relatórios que garantam que os gastos, o progresso e os assuntos são visíveis e controláveis.

5.1.     O Outsourcer pode ser Despedido

Outra vantagem é o facto de se poder despedir o outsourcer enquanto que um Departamento de TI, em principio, não pode ser todo despedido.

Os clientes podem decidir rescindir o contrato com o outsourcer a qualquer altura, mas um departamento de TI é final, logo não pode ser substituído do mesmo modo que um outsourcer

5.2.            Processos a que deve ser aplicado o Outsourcing

Os processos a que deve ser aplicado o Outsourcing são os processos de importância estratégica baixa para o negócio e simultaneamente de baixo risco. Desta forma, os processos a que o Outsourcing é mais frequentemente aplicado são a contabilidade, o processamento de salários, a consultoria económica e financeira, a consultoria estratégica, os serviços de cobrança, o transporte de mercadorias, a consultoria jurídica, o recrutamento e selecção de pessoal, a formação, a manutenção de equipamentos, os serviços de limpeza, as pesquisas de mercado, a publicidade, entre outros.

5.3.            Outsourcing Estratégico

Uma das variantes do Outsourcing é o Outsourcing Estratégico que corresponde à contratação no exterior de uma ou mais fases da cadeia operacional, tais como o design do produto, a investigação e desenvolvimento, o fabrico de componentes, ou a comercialização dos produtos através do estabelecimento de relações de cooperação (FORRESTER COLLECTION, 2004:14).

6. Conclusão

Chegando ao termo do nosso trabalho de pesquisa que teve como tema: outsourcing estratégico. Nele procuramos incidir sobre do processo outsourcing, isto reflectindo em torno do gestão da estratégia das novas políticas práticas de planificação de recursos nas empresas e por fim sobre a cultura organizacional.

Entretanto, sendo o Outsourcing é uma estratégia que consiste na contratação de fornecedores de serviços eficientes e especializados para tratar de algumas das funções da organização, tornando-se estes fornecedores em parceiros de negócio de valor, ela busca a boa forma de como gerir os bens e serviços numa dada organização, isto para proporcionar um bom ambiente de trabalho e de competetividade dentro desta mesma organização.

Nesta ordem de ideia, Outsourcing proporciona e estímula a boa organização nas tecnologias de informação, isto é, algumas empresas estrategicamente estruturadas, que estão em curto tempo e dinheiro, como editores start-up de software, aplicar multisourcing - usando tanto interno e pessoal prestador de serviços - a fim de acelerar o tempo para o lançamento. Eles contratam uma infinidade de prestadores de serviços de terceirização para lidar com quase todos os aspectos de um novo projecto, desde a concepção do produto, para codificação de software, para testes, a localização, e até mesmo para marketing e vendas.

Deste modo, o sucesso do outsourcing depende de três fatores – em todos os casos -: nível executivo de apoio na organização do cliente para a missão de terceirização; comunicação ampla aos funcionários afetados, e capacidade do cliente para gerenciar seus prestadores de serviços. Os profissionais terceirizados responsáveis ​​pelo trabalho de cliente e fornecedor lados precisa de uma combinação de habilidades em áreas como negociação, comunicação, gestão de projetos, a capacidade de entender os termos e condições dos contratos e acordos de nível de serviço e, acima de tudo, a vontade de ser flexível como um negócio precisa de mudanças.

7. Bibliografia

AALDERS, Outsourcing - making it work, Cunha, 2007/2008.

BARRY, s.d., citado em Cunha, 2007/2008.

DUTRA, J. S. Competências: Conceitos e Instrumentos para a Gestão de Pessoas na Empresa Moderna. São Paulo: Atlas, 2004.

FORRESTER COLLECTION, Offshore Outsourcing: The Complete Guide, Revista de negocios, 07 de September de 2004.

PONTES, B. R. Gestão de Profissionais em Empresas Competitivas: como atrair e reter talentos. São Paulo: LTR, 2001.

PEREIRA, Vânia M. Paulos, Vantagens e/ou Desvantagens do Outsourcing de Testes Aplicacionais para o Cliente, ISCTE – IUL, Instituto Universitário de Lisboa, 2010.

Web:

Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos,  acessado 14-10-2012, 11:20.

Wikipédia, a enciclopédia livre, acessado 25-10-2012, 15:00.